行政人事管理手册

Nhằm đảm bảo được sự hợp pháp trong kinh doanh và nắm bắt quản lý một cách toàn diện doanh nghiệp, chúng ta cần nắm rõ các hồ sơ pháp lý và quy trình thủ tục xin cấp.Một Công ty muốn vận hành ổn định thì bắt buộc phải có nền tảng pháp lý vững chắc. Nếu đứng trên phương diện là chủ doanh nghiệp hoặc người điều hành doanh nghiệp, chúng ta cần hiểu rõ kiến thức này. Mặc dù có thể chúng ta sẽ không trực tiếp đi làm những hồ sơ thủ tục này, nhưng vẫn phải biết rõ để quản lý nhân viên cũng như đảm bảo sự an toàn về pháp lý cho doanh nghiệp.

为了确保企业的合法性并全面掌握企业运营管理,我们需要对法律文件和申请流程具有充分的了解,并具有基本的法律基础。 公司想稳定运作,则需要了解此知识。虽然业主或领导阶层不会直接经办这些手续,但一定要了解,以对管理工作有帮助及确保企业对法律的安全性。

I.文件

Dưới đây là danh mục các hồ sơ Công ty cần phải xin cơ quan có thẩm quyền cấp và quy trình cụ thể cho từng loại giấy tờ.

如下为相关文件清单

a) Hồ sơ pháp lý法务文件

1.  Chủ trương đầu tư投资政策   

2.  Dự án đầu tư/ Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi

投资方案/ 项目可行性研究报告

3. Giấy phép đầu tư 投资执照

4.  Giấy phép kinh doanh 营业执照:

5.     Hợp đồng thuê  đất hoặc hợp đồng thuê nhà xưởng 租地合同或厂房租赁合同

6.     Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất  房产证

b) Hồ sơ liên quan xây dựng 有关建筑的文件

1.     Giấy phép xây dựng 建筑执照

2.     Văn bản hoàn thành công trình 工程验收记录

3.     Giấy chứng nhận sở hữu công trình 工程使用执照

4.     Bản vẽ mặt bằng tổng thể (nhà xưởng sản xuất, nhà xưởng cho thuê) (nếu có). 厂房总体平面图

c) Hồ sơ liên quan môi trường有关环保的文件

1.     Hồ sơ lập bản cam kết bảo vệ môi trường hoặc báo cáo đánh giá tác động môi trường环境影响评价报告或环保切结书。

2.     Giấy xác nhận bản cam kết bảo vệ môi trường hoặc phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường环境影响评价报告或环保切结书的核准函

3.     Hợp đồng thu gom chất thải nguy hại危害废弃物运输车辆合同 (9)

4.     Sổ đăng ký chủ nguồn chất thải nguy hại 危害废弃物申报登记表 (9)

5.     Biên bản nghiệm thu hệ thống xử lý nước thải, khí thải 污水处理系统,烟气处理系统的验收记录 (9)

6.     Văn bản xác nhận hòan thành Quyết định phê duyệt DTM 环评验收核准函

7.     Biên bản đấu nối nước thải hoặc hợp đồng đấu nối nước thải污水排入下水道水记录 (9)

8.     Báo cáo quan trắc môi trường định kỳ theo thông tư 43号法规之定期观测报告

9.  Giấy phép môi trường 环境执照 (新规定是已经包括第3,4,5,7项)

d). Hồ sơ liên quan đến lao động有关劳工的文件 

Những quy định liên quan đến bảo hiểm有关保险的规定

1.      Thống kê tổng số lao động Việt Nam và tổng số lao động nước ngoài.

越南员工及外籍员工的统计表

2.     Giấy phép lao động , Giấy phép lưu trú của lao động nước ngoài

外籍员工的工作证,暂住证

3.      Nội quy lao động

劳动规则

4.      Thang bảng lương

工资阶梯表

5.      Qui chế lương

薪酬政策

6.      Danh sách các thiết bị nghiêm ngặt về an toàn lao động

特种设备清单

7.      Danh sách Máy móc thiết bị đã được kiểm định về an toàn lao động

经检验合格的特种设备清单

8.      Danh sách Máy móc thiết bị chưa kiểm định về an toàn lao động

未检验的特种设备清单

9.      Đăng ký Sở lao động các thiết bị nghiêm ngặt về an toàn lao động

特种设备申报记录

10.  Giấy chứng nhận tập huấn an toàn lao động

劳动安全培训认证

11.  Biên bản thành lập công đoàn cơ sở

筹组工会记录

12.  Hợp đồng cung cấp suất ăn công nghiệp

承包食堂伙食合同

13.  Về bảo hiểm

   关于社保

14.  Hồ sơ tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động

员工定期体检等相关资料

15.  Về Công đoàn Cơ Sở

关于工会

16. Báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quý 

季度企业劳动用工情况自查报告 (mẫu số 1 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động)

17. Các tài liệu liên quan nhân sự khác

关于人事的其他文件:

•         Quy trình tuyển dụng招聘流程

•         Kế hoạch tuyển dụng招聘计划

•         Phiếu yêu cầu tuyển dụng招聘申请表

•         Bảng thông tin ứng tuyển应聘信息表

•         Bảng đánh giá ứng viên  应聘者评估表

•         Bảng ký tên tham gia tập huấn nội quy Công ty- 公司规定培训签到表

•         Thông báo nhận việc录用通知书

•         Đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc 员工试用期满转正评价表

•         Kế hoạch đào tạo 培训计划

•         Phiếu đề nghị đào tạo 培训申请表

•         Danh sách CNV tham gia đào tạo 受训人员名单

•         Bản cam kết đào tạo 培训协议书

•         Chương trình đào tạo 培训课程

•         Phiếu đánh giá khóa học 培训评价表

•         Báo cáo kết quả đào tạo 培训工作评估报告

•         Hồ sơ đào tạo cá nhân 员工个人培训资料

•         Giấy chứng nhận 认证

•         Bảng thông tin nhân viên 员工信息表

•         Phiếu Ra cổng 出门单

•         Phiếu đăng ký Tăng ca 加班申请单

•         Phiếu tăng ca bổ sung 补充加班表

•         Đơn xin nghỉ phép 请假单

•         Bảng Tổng hợp nghỉ phép 员工请假汇总表

•         Phiếu xác nhận thời gian làm việc 工作确认单

•         Đơn xin thôi việc 离职申请书

•         Bảng chấm công 出勤表

•         Bảng lương 工资表

•         Phiếu lương tháng 月度工资表

•         Phiếu Góp ý – Khiếu nại 合理化建议/意见反馈表

•         Biên bản họp xử lý Khiếu nại 意见反馈会议记录

•         Sổ theo dõi Góp ý – Khiếu nại 合理化建议/意见反馈汇总表

•         Biên bản vi phạm 员工违纪处理记录表

•         Bản Cảnh cáo 警告信

•         Thông báo họp xử lý Kỷ luật 员工违纪处理会议通知单

•         Biên bản họp xử lý Kỷ luật 员工违纪处理会议记录

•         Sổ theo dõi Kỷ luật  员工违纪处理记录表

•         Phiếu đề nghị Khen thưởng 员工奖励申请书

•         Sổ theo dõi Khen thưởng 员工奖励记录表

•         Thông báo khen thưởng 奖励通知书

•         Quy định quản lý công tác phí出差费用管理制度

•         Giấy đề nghị đi công tác 出差申请单

•         Giấy giới thiệu 推荐函

•         Giấy đi đường 路条

•         Kế hoạch đi công tác 出差计划

•         Bảng xác nhận công tác 出差确认单

•         Báo cáo kết quả công tác 出差报告

•         Bảng kê phụ cấp lưu trú ở nước ngoài 国外出差住宿费用报销单

•         Bảng kê thanh toán tiền khoán công tác phí 出差费

e)  Hồ sơ khác:

审计文件财务报告、ISO(若有)等。。

     f). Hồ sơ liên quan phòng cháy chữa cháy有关消防的文件

1.      Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế phòng cháy chữa cháy (thường được gọi là giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy)

消防设计审核意见书

2.      Xác nhận nghiệm thu về phòng cháy và chữa cháy

消防验收核准函

3.      Hồ sơ theo dõi quản lý công tác PCCC&CNCH theo quy định tại điều 3 Thông tư số 66/2014/TT/BCA ngày 16/12/2014,điều 9 thông tư số 08/2018/TT-BCA ngày 05/03/2018 của Bộ trưởng Bộ Công An và các văn bản quy phạm pháp luật gồm có:

消防救护跟踪管理资料以及法律规范文件:

-Quy định, nội quy, quy trình an toàn về PCCC&CNCH, các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về PCCC&CNCH kèm theo quyết định ban hành của lãnh đạo cơ sở.

消防安全规定及流程,消防指引文件及基地领导颁布之决定

- Quyết định thành lập đội PCCC cơ sở, đội PCCC chuyên ngành, danh sách người được phân công thực hiện nhiệm vụ cứu nạn , cứu hộ, sơ đồ tổ chức lực lượng PCCC&CNCH của cơ sở

成立消防队伍之决定函,消防及救护人员工作分配清单,成立消防队伍

组织架构图

-Sơ đồ mặt bằng cơ sở, sơ đồ bố trí công nghệ, hệ thống kỹ thuật, vật tư có nguy cơ xảy ra cháy nổ, tai nạn của cơ sở; sơ đồ bố trí các khu vực dễ xảy ra tai nạn.

总平面图,可发生事故及工伤危机的工艺技术系统之布置图, 可发生工伤区域之布置图-Phương án chữa cháy của cơ sở, phương án cứu hộ cứu nạn của cơ sở và

phương án chữa cháy của cơ sở, phương án cứu hộ cứu nạn của Cảnh sát PC&CC đã được; báo cáo kết quả tổ chức phương án thực tập phương án chữa cháy, phương án cứu nạn cứu hộ

 已核准的救火及救护计划,消防演练报告

- Biên bản kiểm tra an toàn PCCC, các văn bản đề xuất kiến nghị về công tác PCCC, bản sao biên bản vi phạm và quyết định liên quan đến xử lý vi phạm(nếu có)

消防检查检查记录表及有关消防的处罚记录(若有)

- Biên bản tự kiểm tra an toàn PCCC của cơ sở, trong đó có thể hiện các điều kiện an toàn PCCC tại cơ sở theo điều 7 nghị định 79/2014/ND-CP  ngày 21/07/2014 của Chính phủ ( lưu ý việc tự kiểm tra hệ thống điện, điều kiện thoát nạn, phương tiện, hệ thống PCCC...)

公司消防检查记录表,要执行政府于 2014 年 7 月 31 号颁布第

79/2014/ND-CP 的第七条(对电气系统,逃生条件,消防系统进行检查)

-       Bản sao công văn thẩm duyệt, nghiệm thu về PCCC nếu có

消防设计审核意见表及消防验收核准函公证(若有)

-       Công tác thực hiện chế độ bảo hiểm cháy nổ bắt buộc tại cơ sở (giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ bắt buộc)

公司火灾爆炸责任保险投保工作(火灾爆炸责任保险证书)

-       Các sổ theo dõi về công tác tuyên truyền, bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ và hoạt động của đội PCCC cơ sở

公司消防队伍培养,专业培训,宣传工作及消防工作的跟踪表

-       Sổ theo dõi thống kê phượng tiện PCCC , phương tiện cứu nạn cứu hộ

消防設施,工具及救護工具台賬

-       Các hồ sơ tài liệu liên quan hoạt động bảo trì hệ thống điệnhệ thống chống sét, hệ thống thông gió, hút khói, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống cấp nước chữa cháy, chữa cháy tự động

自动救火系统,消防水供水系统,火灾自动报警系统,抽风系统,防雷

系统及电气系统维护保养工作有关资料

-       Thống kê báo cáo về PCCC, hồ sơ vụ cháy, vụ việc , sự cố tai nạn, vụ việc tai nạn, cứu hộ ( nếu có)

消防事故,火灾,工伤及救护统计表(若有)

-       Văn bản thông báo về việc đảm bảo các điều kiện an toàn về PCCC với cơ quan cảnh sát PCCC nếu có

-       发给消防警察机构至确保消防安全条件通知(若有)

-       Các công văn tài liệu của UBND các cấp, cơ quan cảnh sát PCCC và các cơ quan chức năng khác gửi cho cơ sở liên quan đến công tác quản lý nhà nước về PCCC ( nếu có)

-       有關消防水之政府公文

 II .Quy tình xin cấp và tài liệu tham khảo申请流程及参考文件

a)      Hồ sơ pháp lý法务文件

1.      Chủ trương đầu tư / Dự án đầu tư/ Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi

投资政策/ 投资方案/ 项目可行性研究报告

由省级人民委员会签发,这是投资者第一步申请的流程  

2.      Giấy phép đầu tư / Giấy phép kinh doanh

营业执照/投资执照

得到投资政策核准函之后,由计划投资局签发营业执照(投资政策核准函中写明:业主联系省计划与投资局申请办理投资执照及营业执照;联系资源环保厅, 建设厅以及相关部门申请办理有关房产,建筑,环保,消防的相关手续.)

5.     Hợp đồng thuê  đất hoặc hợp đồng thuê nhà xưởng 租地合同或厂房租赁合同

- Hợp đồng thuê  đất租地合同:指在工业区内买地自己盖厂房(使用期限:49年),业主将与工业区签署租地合同。

- Hợp đồng thuê nhà xưởng厂房租赁合同:指在工业区外围或工业区内租赁厂房

 6.     Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất  房产证: 对于工业区内的土地,由资源环保厅签发房产证、内容说明使用期限为49年及面积等、对于工业区外围的厂房,房产证是整个区域的,不会分开每个厂房一份、

b) Hồ sơ liên quan xây dựng 有关建筑的文件

1.     Ý kiến về việc thiết kế cơ sở các công trình thuộc dự án 工程设计方案核准意见函

对于工业区外围的企业: 由建设厅签发(业主申请建筑执照时将收到建设厅的回函)

对于工业区内的企业:有的地方将授权给工业区管理局签发,有的地方由由建设厅签发

2.     Giấy phép xây dựng 建筑执照

对于工业区外围的企业: 由建设厅签发签发

对于工业区内的企业:有的地方将授权给工业区管理局签发,有的地方由建设厅签发

3.      Văn bản hoàn thành công trình 工程验收记录

对于工业区外围的企业: 由业主邀请建设厅及相关机构负责验收

对于工业区内的企业:有的地方将授权给工业区管理局负责、由业主邀请工业区管理局来进行验收,有的地方由建设厅及相关机构负责验收

4.     Giấy chứng nhận sở hữu công trình 工程使用执照

 5.     Bản vẽ mặt bằng tổng thể (nhà xưởng sản xuất, nhà xưởng cho thuê) (nếu có). 厂房总体平面图

c) Hồ sơ liên quan môi trường有关环保的文件..等