Quy định chế độ công tác phí là cơ sở để toàn thể cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp xin thanh toán khi đi công tác. Quy định này phải được công khai kèm theo Nội quy Công ty để toàn thể Cán bộ công nhân viên chấp hành. Dưới đây là biểu mẫu

出差津貼規定是企業全體員工出差報銷的依據。 本規定必須與公司勞動規則一起發布,以供所有管理人員和員工遵守。如下為模板:   

Điều 1 : Đối tượng áp dụng

第一條:適用對象

Quy định này được áp dụng cho toàn thể nhân viên trong Cty TNHH .........

本規定適用於越南 .........責任有限公司的全體員工。

Điều 2: Mục đích

2條:目的

-          Xác định các mức mà quản lý, nhân viên phải thực hiện khi đi công tác

-          明確定額管理,員工出差時務必執行

-          Xác định các chính sách, chế độ của quản lý, nhân viên khi đi công tác.

-          明確管理人員及員工出差的製度及政策

 Điều 3: Phạm vi

3條:適用範圍

 Áp dụng cho toàn bộ Nhân viên của Công ty TNHH ............

適用於............責任有限公司的所有員工。

Điều 4: Quy trình đi công tác:

第四條:出差流程

Quy trình công tác này áp dụng cho các trường hợp đi công tác ngoại tỉnh và đi công tác nước ngoài.

該出差流程適用於省外出差及海外出差情況

1.  Đề nghị đi công tác出差申請:

-          Người có nhu cầu đi công tác phải làm Giấy đề nghị đi công tác theo mẫu HR-W01.

-          需出差的員工必須填寫FHR-W01出差申請單

-          Giấy đề nghị đi công tác phải được Trưởng bộ phận, phòng Nhân sự và Ban giám đốc  xem xét và phê duyệt.

-          出差申請單要經部門負責人,人事課及管理階層審批核准

-          Sau khi BGĐ phê duyệt, NV đi công tác sẽ được cấp Giới giới thiệu  và Giấy đi đường, dựa trên nội dung đi công tác mà được tạm ứng mức Công tác phí và các khoản chi phí khác.

經管理階層核准之後,將為出差人員頒發介紹信及出差行程記錄表,按照出差內容將藉支出差費以及其他費用。

2. Chuẩn bị. 籌備

-          Đối với trường hợp công tác nước ngoài do phòng Nhân sự làm thủ tục xin cấp passport và visa.

-          對於海外出差情況,由人事部辦理護照及簽證

-          Đối với trường hợp công tác liên tỉnh thì do trợ lý hay thư ký của giám đốc chuẩn bị, đối với trường hợp các Trưởng phòng thì do tự TP chuẩn bị.

-          對於省外出差情況,由經理助理或秘書準備。對於課長級出差的情況,由課長自己準備。

-          Ngoài các nội dung chuẩn bị trên, việc chuẩn bị các công cụ, phương tiện khác do thư ký chuẩn bị (đối với cấp giám đốc), đối với cấp Trưởng phòng và nhân viên thì tự chuẩn bị.

-          除上述準備工作外,其他工具的準備工作由秘書(經理級別),對於課長級出差的情況,由課長自己準備.

-          Kế hoạch đi công tác được lập theo mẫu HR-W02.

-出差計劃將按照FHR-W02模板擬稿

3.  Quy định về công tác關於出差的規定:

 -          Thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch nội dung đã được giao trong thời gian công tác.

正確執行出差計劃的工作內容及時間

Không sử dụng việc đi công tác để làm các công việc cá nhân (trong giờ làm việc).

-          不得利用出差用於私人工作(上班時間內)

-          Không thực hiện các hành vi gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

-          不得進行影響到公司信譽的行為

-          Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phải báo ngay cho người có thẩm quyền xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.

在實施過程中,出現任何問題,必須立即報告有權限的進行指導解決。

4. Báo cáo報告:

Đối với trường hợp đi công tác liên tỉnh hay công tác nước ngoài, người đi công tác phải làm các công việc sau:

對於省外出差或海外出差的情況下,出差人員必須辦理如下的工作

-          Lập bảng xác nhận thời gian công tác HR-W03 và chuyển cho phòng nhân sự tính lương.

-          填寫出差時間確認表FHR-W03呈給人事課計算工資

-          Lập bảng báo cáo công tác  HR-W04 trong thời gian đi công tác bao gồm:

-          建立出差報告單FHR-W04,包括:

+   Các công việc đã thực hiện được.

已完成的各項工作

+   Các công việc chưa thực hiện được, nêu lý do.

      未完成的各項工作,提出原因

Điều 5: Thanh toán công tác phí

第五條:支付出差費

 1. Quy định chung:

一般規定

-          Thanh toán công tác phí nhằm tạo điều kiện cho người đi công tác giải quyết công việc của công ty có khả năng thanh toán những chi phí cần thiết về ăn, ở, đi lại, phụ cấp theo mức thông thường trong những ngày đi công tác theo phân công của BOD bằng Giấy giới thiệu, Giấy đi đường hoặc quyết định cử đi công tác.

-          支付出差費用的目的是為了支援出差人員在出差過程中能支付必要的費用如住宿,交通以及出差津貼

-          Trường hợp đi công tác ở nước ngoài thì phải có quyết định bằng văn bản của BOD hoặc BOD đi công tác ở nước ngoài thì phải có quyết định bằng văn bản của Chủ tịch HĐQT.

-          對於海外出差的情況,需要有管理階層的書面決定。對於管理階層海外出差的情況下,需要有董事長的書面決定

-          Chủ tịch HĐQT, BOD phải xem xét, cân nhắc khi quyết định cử cán bộ nhân viên đi công tác (về số lượng, thành phần, thời gian) nhằm đảm bảo tiết kiệm chi phí và đạt được hiệu quả công việc.

-          董事長,管理階層在指派人員出差之前必須詳細考量(出差人數,時間及成分),以確保節省費用以及達到工作效率

-          Nội dung được thanh toán công tác phí gồm:

  出差费的支付内容包括:

+ Tiền vé tàu, xe, máy bay đi về, tiền thuê phương tiện đi và về từ văn phòng Công ty đến nơi công tác, từ nơi ở đến nơi làm việc.

從公司到出差地點和從家裡到工作地點的交通費,機票費,住宿費

+ Phụ cấp lưu trú (phụ cấp đi đường)

住宿津貼交通津貼

+ Tiền thuê chỗ ở nơi đến công tác (khách sạn, nhà trọ, phòng nghỉ)

出差住宿費(酒店、租房、賓館)

+ Tiền khoán công tác phí hàng tháng do yêu cầu phải đi liên hệ công tác thường xuyên mà không thanh toán theo ngày.

月度出差費用定額(由於經常出差,且不能按天支付)

+ Các khoản phí, lệ phí khác theo thông lệ quốc tế (trường hợp đi công tác ở nước ngoài)

      根據國際慣例的其他費用(針對出國出差)

-          Các trường hợp sau đây không được thanh toán công tác phí:

如下的情況不得支付出差費

+ Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nghỉ tại nhà điều dưỡng, dưỡng sức

      治療時間,保健設施的療養,在療養院的住宿,療養

+ Những ngày đi học tập, đào tạo đã thanh toán theo chế độ đào tạo theo quyết định bằng văn bản của BOD

在學習和培訓的時間已根據管理階層的書面決定及支付過的費用

+ Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác

      出差期間內做私事的時間

+ Những ngày đi tham quan du lịch đã được thanh toán theo dự toán được duyệt kèm theo quyết định cử đi tham quan du lịch bằng văn bản của BOD

按照管理部派送去參觀旅遊決定書已經支付費用的參觀旅遊時間

+ Thời gian được giao nhiệm vụ thường trú, biệt phái tại một địa phương, đơn vị khác theo quyết định của BOD.

    按照管理部派送去其他地方工作或常住辦事的決定書

2. Định mức thanh toán công tác phí出差費用定額:

 a/ Tiền vé tàu, xe, máy bay:

機票,車票費用:

- NV Công ty khi đi công tác tự túc phương tiện đi lại được thanh toán tiền vé tàu, vé xe, vé máy bay, phí qua phà, cầu, đường, đò; phí sân bay, phí bến bãi, thuê mướn xe ôtô, taxi, xe máy, xe thồ đi lại ... ; cước hành lý phục vụ cho chuyến công tác mà NV đã trực tiếp chi trả theo giá cước vận tải hành khách quy định hiện hành (ghi trên vé hợp lệ, hợp pháp).

出差人員在出差時間內根據現行的費用(合法合規地在收據上寫明的)支付的車票費,機票費,過路費,過港費,機場費用,車站費,租車費,計程車費,摩的費等,出差人員為了出差且產生行李托運費等

- Chi phí vé xe, máy bay được quy định như sau:

機票,車票費用的規定如下:

No

Cấp bậc級別

Trong nước

國內

Nước ngoài

國外

01

Các thành viên Ban lãnh đạo công ty gồm HĐQT, Ban giám đốc

公司管理階層,包括董事會,管理階層

5,000,000 VNĐ

7,000,000 VNĐ

02

Chủ quản, Kế toán trưởng, Trưởng phòng, chuyên gia cố vấn cao cấp

主管級,會計長,課長,資深顧問

3,500,000 VNĐ

6,000,000 VNĐ

03

Phó trưởng phòng, các cấp phó tương đương, Trưởng nhóm

副科長,相當的副級別,領班

2,700,000 VNĐ

5,000,000 VNĐ

04

Các cấp nhân viên còn lại

剩下的人員級別

1,800,000 VNĐ

4,000,000 VNĐ

 -          Trường hợp đi bằng xe ô-tô của Công ty, xe ô-tô thuê mượn theo hợp đồng thì không thanh toán tiền xe, máy bay

-          乘公司的車子或公司租賃的車子出差的情況下,則不享受機票費,車票費的補貼

-          Trường hợp cần thiết, giải quyết công việc gấp, quan trọng mà thời gian đi xe không đảm bảo (người đi công tác không đủ tiêu chuẩn thanh toán vé máy bay hoặc không thể mua được vé theo hạng quy định) thì tuỳ theo tình hình thực tế, hiệu quả công việc, BGĐ có thể xem xét quyết định phê duyệt đồng ý cho đi công tác bằng phương tiện máy bay hoặc phương tiện khác vượt hạng quy định bằng văn bản theo mẫu đính kèm quy định này.

在需要情況或緊急情況下,且乘車出差的時間來不及(出差人員買不到出差費用定額規定的票或不屬於享受出差補貼的),則管理階層將根據實際情況,工作效率來考量是否以書面形式批准超過規定等級的飛機或其他交通工具來出差

b/ Phụ cấp lưu trú (phụ cấp đi đường)

-          住宿津貼(交通津貼)

-          Phụ cấp lưu trú là nhằm hổ trợ thêm tiền ăn, ở, phí phục vụ … ở mức bình thường trong những ngày đi công tác (không có bia, rượu, chiêu đãi, tiếp khách, mua quà ...), tính từ ngày bắt đầu đi công tác cho đến khi về đến nơi đi tính theo Giấy đi đường.

     住宿津貼是為了支援出差人員在出差期間內所支付的餐費,住宿費,服務費(不包括禮品,啤酒,白酒,招待費等的費用)根據出差行程記錄表內的出發日期至返回日期來計算。

-          Phụ cấp lưu trú chỉ được áp dụng trong trường hợp người được cử đi công tác theo Giấy giới thiệu hoặc Giấy đi đường do BGĐ phê duyệt đi đến địa điểm cách xa nơi làm việc từ 30Km trở lên và có xác nhận của nơi đến công tác (dấu của cơ quan, đơn vị liên hệ, khách sạn ở nơi công tác trong nước hoặc dấu của cơ quan xuất nhập cảnh trong trường hợp đi công tác ở nước ngoài).

-          住宿津貼僅適用於根據管理階層審批過的介紹信或出差行程記錄表的出差情況下。對於出差地點離公司30公里以上的情況下,則需要出差目的地機關的確認(聯繫單位,住宿的酒店及機關的公章,在出國情況下必須具有移民局的公章)

-          Mức phụ cấp lưu trú quy định theo ngày như sau:

-          住宿津貼按照如下的定額:

 

No

Cấp bậc級別

Trong nước

國內

Nước ngoài

國外

01

Các thành viên Ban lãnh đạo công ty gồm HĐQT, Ban giám đốc

公司管理階層,包括董事會,管理階層

400,000 VNĐ/ngày

800,000 VNĐ/ngày

02

Chủ quản, Kế toán trưởng, Trưởng phòng, chuyên gia cố vấn cao cấp

主管級,會計長,課長,資深顧問

300,000 VNĐ/ngày

600,000 VNĐ/ngày

03

Phó trưởng phòng, các cấp phó tương đương, Trưởng nhóm

副科長,相當的副級別,領班

200,000 VNĐ/ngày

400,000 VNĐ/ngày

04

Các cấp nhân viên còn lại

剩下的人員級別

100,000 VNĐ/ngày

200,000 VNĐ/ngày

 

+ Phụ cấp lưu trú ở nước ngoài được thanh toán theo mẫu FHR-W05.

在國外的住宿津貼將按照FHR-W05表格申請報銷

c/ Tiền thuê chỗ ở: 

 -          NV đi công tác chỉ được thanh toán tiền thuê chỗ ở nơi đến công tác với mức tối đa theo quy định như sau:

出差人員按照以下定額享受住宿津貼:

No

Cấp bậc級別

Trong nước

國內

Nước ngoài

國外

01

Các thành viên Ban lãnh đạo công ty gồm HĐQT, Ban giám đốc

公司管理階層,包括董事會,管理階層

2,000,000 VNĐ/ngày

Thanh toán tiền thuê chỗ ở theo hoá đơn chứng từ hợp lệ, phù hợp với thực tế tại nơi công tác ở nước ngoài và theo dự toán được duyệt.

住宿費定額將按照出差地點的實際符合的合格單據報銷

02

Chủ quản, Kế toán trưởng, Trưởng phòng, chuyên gia cố vấn cao cấp

主管級,會計長,課長,資深顧問

1,500,000 VNĐ/ngày

03

Phó trưởng phòng, các cấp phó tương đương, Trưởng nhóm

副科長,相當的副級別,領班

1,000,000 VNĐ/ngày

04

Các cấp nhân viên còn lại

剩下的人員級別

500,000 VNĐ /ngày

 + Trường hợp đặc biệt phải thuê chỗ ở mức cao hơn định mức trên thì phải được TGĐ đồng ý thanh toán theo hoá đơn thực tế hợp lý, hợp lệ.

特殊情況下需支付比定額高的住宿費必須通過總經理的許可才可以根據合理,合格的收據來報銷。

+ Trường hợp người đi công tác tự thu xếp được chỗ ở (ngoài hệ thống dịch vụ khách sạn, nhà trọ, nhà nghỉ ... ) mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc thì được thanh toán mức khoán tự sắp xếp chỗ ở là 200,000 VNĐ/người/ngày

當出差人員自己住宿(酒店,租房,賓館的系統之外)且仍達到工作效率的情況下,則按照200,000 VNĐ//天的津貼定額來報銷

Các trường hợp đi công tác đi, về trong ngày hoặc đã được công ty, đơn vị nơi đến công tác bố trí chỗ ở thì không áp dụng thanh toán tiền thuê chỗ ở.

當天出發,當天返回或享受出差地點的單位安排好住宿的情況下不享受住宿津貼

d/ Tiền khoán công tác phí hàng tháng月度出差費定額: 

 + CBNV phải thường xuyên đi công tác lưu động, quan hệ giao dịch trong và ngoại tỉnh/TP dưới 30km/ngày và trên 15ngày/tháng (mà không thanh toán phụ cấp đi đường theo ngày) thì được thanh toán tiền khoán công tác phí hàng tháng là 200.000 đ/người/tháng để chi tiêu cho hao mòn xe, nhiên liệu, phí giữ xe ... của cá nhân.

對於經常被派去省內或省外出差的人員,並在每天30公里以下的距離和每月15天以上的時間(不按時每天報銷)的情況下將享受200.000 đ//月的津貼,以支援油費,停車費,車輛折舊費

+ Đối tượng được thanh toán tiền khoán công tác phí hàng tháng và mức tiền khoán cụ thể do BGĐ quyết định phê duyệt thanh toán theo từng tháng bằng văn bản theo mẫu HR-W06.

享受月度出差津貼定額的對象和具體金額由管理階層按月度簽核的FHR-W06表格

e/ Các khoản phí, lệ phí khác theo thông lệ quốc tế (trường hợp đi công tác ở nước ngoài) được thanh toán theo hoá đơn chứng từ hợp lệ, phù hợp với thực tế tại nơi công tác

根據國際慣例(國外出差)的其他費用應根據出差地點的實際情況,根據有效的發票和憑單報銷。

 Điều 6: Phụ lục – Biểu mẫu第六條:附錄-表格

STT/序號

Tên hồ sơ/資料名稱

Phụ lục/ 附錄

Bộ phận lưu/ 留檔部門

Thời gian lưu/ 留檔期限

PP huỷ/銷毀方法

1

Giấy đề nghị đi công tác

出差申請單

FHR-W01

P. Nhân sự/  人事

5 năm

Đốt-xé/焚燒-撕毀

2

Giấy giới thiệu

介紹信

 

P. Nhân sự/  人事

5năm

Đốt-xé/焚燒-撕毀

3

Giấy đi đường

出差行程記錄表

 

P. Nhân sự/  人事

5năm

Đốt-xé/焚燒-撕毀

4

Kế hoạch đi công tác

出差計劃表

FHR-W02

P. Nhân sự/  人事

5năm

Đốt-xé/焚燒-撕毀

5

Bảng xác nhận công tác

出差時間確認單

FHR-W03

P. Nhân sự/  人事

5năm

Đốt-xé/焚燒-撕毀

6

Báo cáo kết quả công tác

出差報告單

FHR-W04

P. Nhân sự/  人事

5năm

Đốt-xé/焚燒-撕毀

7

Bảng kê phụ cấp lưu trú ở nước ngoài國外出差住宿費用報銷單

FHR-W05

P. Nhân sự/  人事

năm

Đốt-xé/焚燒-撕毀

8

Bảng kê thanh toán tiền khoán công tác phí

額度出差津貼報銷單

FHR-W06

P. Nhân sự/  人事

năm

Đốt-xé/焚燒-撕毀

9

Tờ trình công tác phí vượt khung hạng

出差費超標情況說明

 

P. Nhân sự/  人事

năm

Đốt-xé/焚燒-撕毀


[full_width]